Office Reader - WORD/PDF/EXCEL

Analysoinut Appwesome

Kun puhutaan Office Reader - WORD/PDF/EXCEL-sovelluksesta, se on kuin sveitsiläinen linkkuveitsi työkalujen maailmassa. Olen päässyt tutustumaan tähän nerokkaaseen sovellukseen, ja ajattelin jakaa kokemukseni kanssasi. Tämä sovellus on nimensä mukaisesti suunniteltu lukemaan ja käsittelemään Word-, PDF- ja Excel-tiedostoja suoraan puhelimellasi. Eikä siinä vielä kaikki! Sukellamme syvemmälle, mitä kaikkea tämä sovellus pystyykään tarjoamaan.

Arjessa tällaisen lukijan arvo näkyy erityisesti silloin, kun tiedosto pitää tarkistaa heti eikä sopivaa tietokonetta ole lähellä. ZipoApps tekee tästä tuottavuussovelluksesta ilmaisen kokeiltavan, ja Office Readerilla on 4,7 tähden keskiarvo 146 tuhannen arvion perusteella sekä yli 10 miljoonaa asennusta. Minusta tärkein kysymys ei silti ole suosio, vaan se, sopiiko puhelimella lukeminen omaan tapaan käsitellä asiakirjoja.

Mitä Office Reader - WORD/PDF/EXCEL osaa tehdä?

Ensimmäinen asia, joka pisti silmään, oli sen monipuolisuus. Sovellus tukee useita tiedostomuotoja, mikä tekee siitä todella kätevän, jos tarvitset nopeaa pääsyä asiakirjoihisi liikkeellä ollessasi. On mahtavaa, että voin avata Word-asiakirjan, Excel-taulukon tai jopa monimutkaisen PDF:n yhdellä ja samalla sovelluksella.

Sovelluksen käyttöliittymä on intuitiivinen ja helppokäyttöinen. Kun avaat sovelluksen, näet selkeän valikon, josta voit valita haluamasi tiedostotyypin. Käytettävyys on selvästi ollut suunnittelutiimin mielessä, sillä kaikki on aseteltu loogisesti ja yksinkertaisesti.

Word-asiakirjojen lukeminen

Word-asiakirjojen lukeminen on sujuvaa ja nopeaa. Tekstiä on helppo selata, ja sovellus osaa käsitellä myös monimutkaisia muotoiluja ilman ongelmia. Oli ilo huomata, että myös kuvat ja kaaviot näkyvät juuri niin kuin niiden pitääkin.

Käytännöllinen tapa käyttää lukijaa on tarkistaa ennen tapaamista asiakirjan otsikot, kuvat ja taulukot, ei yrittää viimeistellä koko tekstiä puhelimella. Jos tiedosto näyttää sivunäkymässä ahtaalta, vaihdan mieluummin lukemisen tavoitteeksi yksittäisten kohtien tarkistamisen ja palaan muokkaukseen tietokoneella. Tällainen rajaus säästää aikaa: sovellus auttaa löytämään olennaisen, mutta pieni näyttö ei muutu yhtäkkiä täysikokoiseksi työpisteeksi.

Excel-tiedostojen hallinta

Excel-tiedostojen kanssa työskentely oli hieman jännittävämpää, sillä yleensä mobiilisovellukset eivät aina suoriudu hyvin taulukoiden kanssa. Kuitenkin, tällä sovelluksella taulukoiden selaaminen ja niiden eri välilehtien välillä siirtyminen oli yllättävän sujuvaa. Okei, en ehkä lähtisi tekemään pivot-taulukoita, mutta perusjutut hoituvat kyllä.

Taulukon lukemiseen kannattaa valmistautua jo tiedostoa tehdessä: selkeät sarakeotsikot ja lyhyet nimet helpottavat puhelimella hahmottamista. Jos etsit yhtä summaa tai tarkistat, mille välilehdelle tieto kuuluu, erillinen lukija on usein riittävä. Jos taas tehtävänä on muuttaa kaavoja, vertailla laajoja alueita tai rakentaa raporttia, valitsisin suoraan Excelin tai muun täysimittaisen taulukkolaskentaohjelman. Lukemisen sujuvuus ja monimutkainen muokkaaminen ovat eri tarpeita.

PDF-tiedostojen käsittely

PDF-tiedostojen katselu on varmasti yksi sovelluksen vahvuuksista. Teksti on selkeää ja helppolukuista, ja zoomaustoiminto toimii kuin unelma. Tämä on todella hyödyllinen ominaisuus, jos haluat lukea vaikka sopimuksia tai monimutkaisia raportteja puhelimellasi.

PDF:n kanssa toimiva arkirutiini on ladata tai avata tarvittava asiakirja hyvissä ajoin, etsiä tärkeät sivut ja säätää zoomaus luettavaan kokoon ennen kuin aloittaa pidemmän lukemisen. Näin ei tarvitse jatkuvasti nipistää näyttöä tai selata summittaisesti. Pienellä ruudulla leveät raportit vaativat silti usein zoomaamista ja sivuttaissiirtymistä, joten pitkien taulukoiden tarkastelu on rauhallisempaa tabletilla tai tietokoneella. Sopimuksen lukemiseen puhelin sopii paremmin kuin sen huolelliseen vertailuun rinnakkain toisen dokumentin kanssa.

Yhteensopivuus ja tallennus

On tärkeää mainita, että sovellus tukee saumattomasti sekä Android- että iOS-laitteita, mikä on suuri plussa. Lisäksi voit synkronoida tiedostosi pilvipalveluihin, kuten Google Driveen tai Dropboxiin. Tämä tekee tiedostojen jakamisesta ja tallentamisesta helppoa ja tehokasta.

Toinen hieno juttu on offline-tila. Voit ladata asiakirjat etukäteen ja päästä niihin käsiksi, vaikka olisit paikassa, jossa Wi-Fi-signaalia ei ole mailla halmeilla.

Offline-käyttö on erityisen hyödyllinen työmatkalla tai rakennuksessa, jossa yhteys pätkii. Varmistan itse, että tarvittavat tiedostot ovat laitteella ennen lähtöä; pilvessä näkyvä asiakirja ei auta, jos sitä ei saa avattua verkon puuttuessa. Pilvitallennuksen käytännöt riippuvat siitä, miten oma tiedosto on tallennettu ja avattu, joten en pitäisi pilven mainitsemista merkkinä siitä, että kaikki asiakirjat synkronoituvat automaattisesti. Tärkeän dokumentin kohdalla tarkistan ensin, että oikea versio todella aukeaa.

Asetukset ja sujuvampi lukurutiini

Kun käytän asiakirjalukijaa usein, nopeus syntyy vähemmän erikoiskikoista ja enemmän toistettavasta tavasta. Avaan ensin oikean tiedoston, tarkistan sen nimen ja sisällön, ja vasta sitten alan lukea tai selata. Tämä on yllättävän tärkeää, jos puhelimessa on samasta raportista useita versioita. Selkeä tiedostonimi, kuten kokouksen aihe ja päivämäärä, auttaa löytämään oikean kopion ilman turhaa avaamista.

Kannattaa myös miettiä, mikä on kunkin tiedoston tarkoitus. Word sopii yleensä tekstin tarkistamiseen, Excel lukujen ja välilehtien selaamiseen ja PDF jaettavaan tai valmiiksi taitettuun asiakirjaan. Kun valitsen tehtävän mukaan, en odota PDF-lukijalta taulukkolaskentaa tai mobiililukijalta työpöytäohjelman laajaa muokkausvalikoimaa. Tämä on pieni mutta hyödyllinen tapa välttää turhautumista.

En nimeä sovellukselle asetuksia tai pikanäppäimiä, joita en voi vahvistaa. Käyttäjän kannalta järkevä tarkistus on silti varmistaa, että puhelimessa on tilaa tarvittaville tiedostoille ja että valittu asiakirja on ajantasainen. Jos käsittelen arkaluonteista aineistoa, noudatan myös oman työnantajan tai palvelun ohjeita siitä, missä tiedostoja saa säilyttää. Lukija voi helpottaa avaamista, mutta tiedostojen hallintaan liittyvät valinnat ovat edelleen käyttäjän vastuulla.

Milloin erillinen lukija on oikea valinta?

Office Readerin vahvuus on se, että useita tavallisia asiakirjatyyppejä voi tarkastella samassa paikassa. Se sopii ihmiselle, joka vastaanottaa työvuorolistoja, ohjeita, raportteja tai matkaan liittyviä PDF:iä ja haluaa avata ne nopeasti puhelimesta. Myös opiskelija voi tarkistaa luentomateriaalin tai taulukon matkalla ilman, että jokaiselle tiedostolle tarvitsee etsiä erillistä lukijaa.

Vertailussa vaihtoehtoihin ratkaiseva ero on käyttötarkoitus. Yksittäinen PDF-lukija voi olla parempi, jos lähes kaikki työ on PDF-tiedostojen parissa ja tarvitset juuri sen sovelluksen omia merkintä- tai lomaketyökaluja. Microsoftin Office-sovellukset ovat luontevampi valinta, kun tarkoitus on muokata Word-tekstiä tai Excel-kaavoja aktiivisesti. Erillinen Office Reader on parhaimmillaan yhteisenä katselupaikkana, ei lupauksena siitä, että jokainen tiedosto muuttuisi puhelimessa yhtä vaivattomasti muokattavaksi.

Jos työsi koostuu lähinnä tiedostojen lukemisesta ja nopeasta tarkistamisesta, tämä on järkevä vaihtoehto kokeiltavaksi. Jos taas tarvitset yhteistyömuokkausta, tarkkoja muutosten seurantatyökaluja tai pitkien taulukoiden rakentamista, valitsisin tarkoitukseen tehdyn toimisto-ohjelman. Tämä ero kannattaa tehdä jo ennen asentamista, jotta sovellusta ei arvioi tehtävästä, johon sitä ei ole tarkoitettu.

Rajat, hinta ja kenelle se sopii

Sovellus on ilmainen, mutta Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot voivat maksaa 0,99–99,99 euroa. Tarkistan siksi ostovaihtoehdot ja mahdolliset maksunäkymät ennen kuin vahvistan mitään. Maksullisuus ei itsessään kerro, tarvitseeko satunnainen lukija lisäostoja; tärkeintä on arvioida oma käyttö ja lukea ostosivu rauhassa. Sovelluksen ikäluokitus on PEGI 3, mikä tekee siitä ikämerkinnän puolesta sopivan myös nuorille käyttäjille, vaikka työ- tai koulutiedostojen sisältöä kannattaa luonnollisesti käsitellä harkiten.

Nykyinen versio on 2.1.20, ja vähimmäisvaatimuksena on Android 5.0. Sovellus julkaistiin 14.9.2020, ja sillä on 23 tuhatta kirjallista arvostelua. Nämä luvut antavat käsityksen siitä, että kyseessä ei ole aivan uusi tai tuntematon lukija, mutta eivät kerro, miten juuri oma puhelin käsittelee suurta tai erikoisesti muotoiltua tiedostoa. Ennen tärkeää työtilannetta kokeilisin sovellusta yhdellä vastaavalla asiakirjalla ja tarkistaisin, että teksti sekä taulukot näkyvät riittävän hyvin.

Minusta paras käyttäjä on ihminen, joka haluaa pitää tavalliset asiakirjat käden ulottuvilla ja lukea niitä eri tilanteissa, mutta ei odota korvaavansa tietokonetta. Sovellus ei ole yhtä hyvä valinta, jos päivittäinen työsi perustuu laajaan muokkaukseen, tarkkoihin taittomuutoksiin tai monimutkaiseen taulukkolaskentaan. Myös hyvin pitkien dokumenttien lukemiseen iso näyttö voi olla mukavampi riippumatta siitä, mitä sovellusta käyttää.

Yhteenveto

Lopuksi, Office Reader - WORD/PDF/EXCEL on ehdottomasti tutustumisen arvoinen sovellus, jos etsit monipuolista ja helppokäyttöistä ratkaisua asiakirjojen käsittelyyn mobiililaitteellasi. Vaikka se ei ehkä korvaa täysimittaista tietokoneohjelmistoa, se tarjoaa riittävästi ominaisuuksia arkiseen käyttöön ja on kätevä työkalu liikkeellä olijalle. Suosittelen lämpimästi kokeilemaan!

Oma suositukseni on aloittaa yhdestä käytännön tilanteesta: avaa sillä seuraava työohje, raportti tai matkadokumentti, jonka tavallisesti etsisit sähköpostista kiireessä. Jos löydät tiedoston helposti, näet olennaisen ja pystyt lukemaan sen ilman verkkoa ennakkotallennuksen jälkeen, sovellus tekee juuri sen työn, jossa siitä on eniten hyötyä. Kun tarve muuttuu aktiiviseksi kirjoittamiseksi tai taulukon rakentamiseksi, siirry suosiolla laajempaan toimisto-ohjelmaan. Silloin Office Reader pysyy hyödyllisenä lukutyökaluna eikä joudu kilpailemaan tehtävässä, johon puhelimen näyttö ja kevyt käyttötapa eivät ole parhaimmillaan.